本文目录导读：
尊敬的各位，
我们想就公司近期要求提供身份证及毕业证的电子扫描件事宜，向您做出解释和说明，我们理解这可能带来的一些疑虑，因此，我们在此详细阐述这一要求的背景和目的。
我们理解并尊重个人隐私的重要性，我们将采取所有必要的预防措施，以确保您的个人信息的安全，我们将仅在处理您的信息时，遵循所有适用的法律和公司政策。
背景
公司正在进行一项内部流程改进，涉及对一些文件和资料的电子化处理，这一过程需要我们收集并存储大量的电子文件，包括员工的身份信息及教育背景，这是为了更好地进行人力资源管理，提高工作效率，同时也符合相关法规的要求。
目的
收集身份证和毕业证的扫描件，主要是为了验证我们的员工身份，并记录您的教育背景，这不仅是为了遵守法规要求，也是为了更好地了解和评估每位员工的能力和资质，以便在雇佣、晋升、培训等方面做出决策。
存储和使用规则
我们将严格遵守所有适用的法律和公司政策，来存储和使用这些扫描件，我们不会将这些信息用于任何其他目的，也不会无故拖延或拒绝提供这些文件。
安全措施
我们将采取所有必要的预防措施，以确保您的个人信息的安全，我们将使用先进的技术和程序来保护您的信息，并定期进行安全审计和风险评估。
如有疑问，请及时沟通
如果您对这一过程有任何疑问或担忧，请随时向我们提出，我们将尽全力解答您的疑问，并采取必要的措施，确保这一过程的安全和合规。
感谢理解与支持
我们感谢您对公司的理解和支持，我们深知个人信息保护的重要性，并承诺将始终遵循法律和公司政策，保护您的个人信息安全。
请查收附件，以获取所需的具体信息，如果您对此有任何疑问或需要进一步的信息，请随时联系我们，我们期待与您保持良好的沟通关系，并期待在未来的日子里，与您一起共同成长，共创美好未来。
再次感谢您的理解和支持！
[公司名称]
[日期]
